Un programa de doce personas y uno de sesenta en Indonesia no son el mismo producto a distinta escala: son operaciones distintas. A partir de unos veinte pasajeros las restricciones pasan de lo que quieren los clientes a lo que la infraestructura puede absorber físicamente, y cotizar el grupo grande con los supuestos del pequeño es como desaparece el margen.
Vehículos y carretera
Los grupos pequeños viajan en minibús y llegan a cualquier sitio. Los grandes viajan en autocar, y el autocar no llega a buena parte de Bali: las callejuelas de Ubud, muchos accesos a templos y casi todas las carreteras a los arrozales son sencillamente demasiado estrechas. La solución es un tramo lanzadera en vehículos menores o un itinerario rediseñado, y ambas cosas hay que cotizarlas desde el principio en lugar de descubrirlas el mismo día.
La disciplina de convoy también cuenta. Dos autocares que salen con quince minutos de diferencia llegan a un aparcamiento de templo de un solo carril como un único problema.
Las comidas son el verdadero cuello de botella
La mayoría de restaurantes que una agencia elegiría para una pareja no pueden sentar a cuarenta a la vez, y los que pueden son otra categoría de local. Operar grupos en serio significa menús acordados de antemano, dietas notificadas por adelantado y un restaurante que ha reservado el espacio, no una entrada sin aviso. Un menú cerrado servido con agilidad gana a una carta que se come dos horas y la tarde entera.
Hoteles, bloques y rooming lists
Los bloques de grupo hay que contratarlos pronto, sobre todo en julio, agosto y fin de año. Lo que causa problemas rara vez es el bloque sino la rooming list: cambios de nombre tardíos, confusión entre twin y doble, y una triple que el hotel cuenta como habitación familiar. Trabajamos con lista cerrada y una ventana de cambios definida, y confirmamos las habitaciones comunicadas por escrito y no bajo petición: vea viajes de grupo para cómo se lleva el expediente.
Los sitios, a escala
La logística de acceso cambia con el número. Los templos exigen sarong para todos, lo que significa llevarlos en lugar de hacer cola en el mostrador. El acceso al amanecer de Borobudur está limitado, así que un grupo grande se divide o entra en el horario normal. Los jeeps volcánicos del Bromo llevan cuatro pasajeros, de modo que un grupo de cuarenta son diez vehículos que hay que secuenciar o la llegada al mirador se reparte a lo largo de una hora.
La relación con el tour leader
En grupos acompañados el tour leader es el punto de contacto del cliente y nuestro socio operativo. Los programas que salen bien son aquellos en los que el leader recibe el plan completo del día, los contactos de conductor y guía y el número de escalado antes de salir, y en los que nuestro coordinador le informa cada tarde del día siguiente en lugar de dejar que descubra los cambios con el grupo delante.
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Explera DMC Indonesia opera grupos de veinte a varios cientos con autocares contratados, aforo de restaurante reservado, rooming lists cerradas y coordinador en destino. Envíenos el tamaño, las fechas y la lista de imprescindibles y le diremos qué encaja de verdad.
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